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Talkmaster-Viewer: Notiz zum Anruf speichern

Zu jedem Telefonanruf eine Notiz speichern

Der Talkmaster-Viewer kann zu jeden Anruf einen Kommentar speichern, vorausgesetzt das Talkmaster-Hauptprogramm liegt in einer Version vor, die nach dem 1. 1. 2011 erschienen ist. Er bietet damit eine Funktion aus dem CRM, dem Customer Relationship Management: Der Anwender speichert eine Notiz zum Inhalt der Nachricht bzw. des Telefonats und zu etwaigen Folgeaktionen. Wenn mehrere Anrufe von demselben Anrufer in der Datenbank gespeichert sind, kann der Anwender die Liste nach der Rufnummer sortieren und so die Historie ablesen.

Ein weiterer Vorteil der Kommentar-Funktion: Jeder Mitarbeiter kann nachlesen, welchen Inhalt die Anrufer-Nachrichten haben und wie der Bearbeitungsstand in jedem einzelnen Fall ist. 512 Zeichen, die pro Anruf gespeichert werden können, bieten genug Platz für ausführliche Informationen.

Anwendungsbeispiel

Eine Hausverwaltung hat zwei Objekte zu betreuen, "Berliner Allee" und "Elisenhof". Sie hat im Talkmaster-Anrufbeantworter, der auf einem Server läuft, zwei Rufnummern eingerichtet: Durchwahl 30 für die Mieter der Berliner Straße, Durchwahl 31 für die Mieter des Elisenhofs, siehe Bild oben. Über den Jahreswechsel ist das Büro nur zeitweilig besetzt - daher sprechen die Mieter ihre Störungsmeldungen auf den Anrufbeantworter. Die o. a. Liste zeigt einen Ausschnitt vom 1. Januar bis zum 3. Januar morgens.

Am Samstag hatte ein Mitarbeiter Dienst. Er hat Nachrichten angehört und in der Anrufliste Notizen gespeichert. Zum Anruf vom 1. Januar um 11:05 Uhr, in dem Pankraz Pirl gemeldet hat, der Schnee sei noch nicht geräumt, hat er z. B. eingetragen: "11:20 Markert angerufen". Herr Markert ist der Fahrer des Schneeräumfahrzeugs.

Zum Anruf vom 2. Januar um 11:36 Uhr hat er drei Zeilen eingetragen: "Briefkasten voll mit Resten von Feuerwerk. Firma Yildiz angerufen. Kommt Dienstag ca. 9 Uhr." Der Text wird in der Spalte "Kommentar" ohne Zeilenumbruch so weit angezeigt, wie es ihre Breite erlaubt. Der Mauszeiger befindet sich zur Zeit auf dieser Zeile. Daher wird die Textnotiz zusätzlich in dem beige unterlegten Feld als "Mouse-over-Feld" angezeigt, und zwar einschließlich der Zeilenumbrüche. Der Mitarbeiter hat die Zeile fett markiert, um zu verdeutlichen, dass der Fall noch nicht erledigt ist.

Als er den Dialog mit den Tasten "Alt + O" (gleichbedeutend einem Mausklick auf die Schaltfläche "OK") geschlossen hat, ist der Text in der Kommentar-Spalte erschienen. Er wird nun mit dem Hausmeister telefonieren, erneut das Kommentarfeld öffnen und das Ergebnis dokumentieren.

Stand vom 28.02.2023